更進一步的任務同步處理

在Day7的時候其實我們有介紹過要如何透過Notion管理你的任務
但是試想一下有些時候我們只是要建立一個非常簡單的任務記錄，或是只有很短的時間可以操作的時候，如果我們還要依照著一層一層的路徑來尋找到我們的任務記錄區塊，那久而久之也許就可能會對於我們使用Notion進行任務管理增加了負擔，進而降低了使用的意願。
因此，今天來介紹的就是要如何使用Google Task對簡單的任務進行建立與管理，並同步到Notion的資料庫中哦！

Google Task

根據Google Task的官方文件，我們不論是在電腦、手機(安卓或iPhone)、平板都可以使用它。而Google Task具有以下特點：

• 和Google日曆整合很方便，可以在同一個介面查看日曆行程和待辦的Task
• 可以設定不同的清單進行分類，例如：個人、工作、學習...
• 可以對重要任務加星號進行區別
• 可以與其他Google服務很方便的連結，例如：Gmail、雲端硬碟、Google文件...
• 可以設定週期性任務，例如：設定每個月底記得要繳款
• 免費使用，有Google帳號即可

Google Task + Notion

那既然Google Task那麼方便，為什麼我們不直接用它就好，而要把它和Notion串在一起呢？因為功能單純固然是它的優點，換來的就是在任務進度細節或是已經完成的任務想要複盤的時候比較不方便。然而這些不方便的地方，都可以透過與Notion的串接來達到，做到彼此互補的效果~

設定方式

首先我們需要現有一個Zapier帳號，如沒有的朋友可以先去建立一個帳號。

建立Zapier帳號畫面

建立完帳號會問你要連結什麼App，這邊添加Google Task與Notion

同步建立

最簡單的一個同步內容就是：「當在Google Task建立一個任務的時候，在Notion同步建立一筆資料」

在Zapier的開始畫面我們可以分別輸入要連結的app與觸發動作(如圖)

根據提示，選擇連結你的Google帳號並授權

選擇一個要用來同步的Google Task，如果要建立可以回去Google Task的地方建立再回來按「Refresh list」看看

在選擇完之後它會要求你測試建立一個任務試看看，記得在對應的任務清單下建立之後再回來

連結到Notion帳號，這邊和前面一樣，然後記得設定對應權限的頁面給Zapier

接下來就是設定要同步的欄位

然後設定我們要取用哪些Googel Task提供的欄位，以及要如何填入我們Notion的欄位

以下是我設定完的一個範例

在Notion部分一樣測試是否能成功建立資料

如果成功的話，應該就會在Notion處看到新增的這個資料了

同步完成(Zapier Pro限定)

免費版的只能做到同步建立而已，如果你想要在Google Task上按下完成的時候，Notion處的任務也能被完成的話，則必須要有Pro版本的Zapier帳號(如何取得在結尾處會說明)。

基本上的流程就是三個步驟：

• 當Google Task任務完成
• 找到對應的Notion Item
• 修改它
  

這邊我會建議使用Google Task ID進行搜尋，因此記得在一開始要留一個欄位記錄它

然後就是選擇「Update Database Item」，對這筆資料修改它的完成狀態即可

標準化日期格式(Zapier Pro限定)

另外如果你的Task任務的到期日(Due Date)也想同步到Notion的話，因為Google Task用的日期格式和Notion的日期格式是不同的，所以會需要另外轉換

步驟如下，主要就是把格式轉成YYYY-MM-DD的樣子就可以讓Notion讀到了

技巧12：免費使用Zapier Pro

因為每個Zapier帳號註冊之後14天內都附贈Pro的資格，因此如果你真的很想嘗試看看一段時間之後再決定是否要花錢，可以在pro資格消失之後再重新建立一個Zapier帳號即可。但如果行有餘力還是可以支持一下，畢竟如果花太多時間在省小錢上，也就與我們想要用工具來減少生活精力消耗的目的背道而馳了呢( ¯•ω•¯ )